Privacy Verklaring Leden

Privacy Verklaring (versie 23-10-2018), toegespitst op leden en kennismakers, zie ook het openbare gedeelte van de site onder “Gasten”)

De Veluwse Golf Club hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Veluwse Golf Club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna te noemen “AVG”. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring, toegespitst op leden en kennismakers;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken is tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • u in de gelegenheid stellen om een toestemming voor verwerking op ieder moment in te trekken;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Veluwse Golf Club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en kennismakers.

In het kader van de AVG worden onder “leden”, voorzover niet speciefiek genoemd, ook verstaan “kennismakers”.

In het kader van het naleven van de in de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging vastgelegde doelstellingen, verantwoordelijkheden en verplichtingen worden de persoonsgegevens van leden door de Veluwse Golf Club verwerkt ten behoeve van onder meer de volgende doelstelling(en):

  • Voeren van ledenadministratie;
  • Contributieheffing en overige facturatie;
  • Toesturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, etc. en bijzonderheden over de Veluwse Golf Club
  • Inschrijven en indelen van wedstrijden;
  • Samenstelling van (competitie)teams;
  • Uitslagen, kopij en interne communicatie;
  • Werven van vrijwilligers voor specifieke taken;
  • Website en social media.

Grondslag (volgens de AVG) voor de verwerking van deze persoonsgegevens:

  • Lidmaatschap- of kennismakersovereenkomst;
  • Uw toestemming;
  • Het voldoen aan wet- en regelgeving.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Veluwse Golf Club de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Roepnaam;
  • Adresgegevens;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • (laatste) Werkkring en/ of ervaring
  • Naam gezinsleden;
  • NGF-lidmaatschap nummer;
  • EGA-handicap;
  • foto (vrijwillig).

Uw persoonsgegevens worden door de Veluwse Golf Club opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Zolang u houder bent van een participatiebewijs.
  • Ten behoeve van historische doeleinden.

Minderjarigen jonger dan 16 jaar

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar die na 1/11/2018 lid worden als daarvoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Geheimhouding binnen lidmaatschap

Als lid van de Veluwse Golf Club beschikt u ook over de (persoons-)gegevens van de andere leden en bijzonderheden over de club.

U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die te maken hebben met het verenigingsleven.

Het is verboden om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doeleinden.

Na beëindiging van uw lidmaatschap dient u ook alle persoonsgegevens te vernietigen die u van de Veluwse Golf Club en haar leden hebt.

Bij overtreding van de geheimhouding kan het bestuur passende maatregelen nemen zoals een berisping, boete en/of ontzegging van uw lidmaatschap.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door de Veluwse Golf Club verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Veluwse Golf Club de volgende persoonsgegevens van medewerkers vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Adresgegevens; Woonplaats; Telefoonnummers;

E-mailadres; Geboortedatum; Salarisgegevens; Kopie ID; BSN-nummer; Bankgegevens.

De persoonsgegevens worden door de Veluwse Golf Club opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Ten behoeve van historische doeleinden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden en/of de verwerking van de gegevens.

Zo kunnen wij desgewenst gebruik maken van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de ledenadministratie en baanmanagement;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van de salariëring en verzekeringen voor medewerkers;
  • Het verzorgen van de handicapregistratie, het uitwisselen van gegevens met de NGF (via het Egolf4Unetwerk);
  • Het verzorgen en/of versturen van drukwerk;
  • Uitbaten van de horeca;
  • De golfprofessional(s) en de golfshop.

We geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De NGF is een uitzondering hierop, aangezien zij eigen verantwoordelijkheid draagt voor de gegevens die zij van ons ontvangt. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Bewaartermijn

De Veluwse Golf Club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Voor al uw persoonsgegevens:
– gedurende de periode dat u lid/kennismaker/donateur bent van de Veluwse Golf Club en
tot 2 jaar na beëindiging van uw lidmaatschap/kennismakerschap.

Na bovengenoemde periode worden nog beperkt persoonsgegevens bijgehouden voor:

– het voldoen aan wettelijke verplichtingen tot 7 jaar na beëindigen van het lidmaatschap/
kennismakerschap;
– het – voorzoveel van kracht – gebruik kunnen maken van de “terugkeerregeling” als lid:
– het bijhouden van een historisch archief gedurende een onbeperkte periode.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens de Veluwse Golf Club van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Foto’s, films etcetera.

De Veluwse Golf Club hanteert de volgende regels voor het maken van foto’s en films en vergelijkbare uitingen zoals bijvoorbeeld tekeningen en schilderijen.

  • U mag foto- of filmopnames maken voor en van uzelf op de golfbaan of in het clubhuis, maar daar mogen andere leden of bezoekers niet duidelijk herkenbaar op staan. Zijn derden wel duidelijk herkenbaar in beeld, dan moeten zij daar uitdrukkelijk toestemming voor geven.
  • Wilt u een foto of film delen via social media? Zorg er altijd voor dat er geen andere mensen op de achtergrond van uw foto/film zichtbaar zijn, die zich niet bewust zijn van de camera. Zijn andere mensen duidelijk herkenbaar in beeld op de foto/film, vraag dan vooraf om toestemming en vertel ook dat u dit wilt delen op social media.
  • Binnen het doel van de vereniging worden er foto’s, video’s en geluidsopnames gemaakt bij wedstrijden, kampioenschappen, teamfoto’s of andere gelegenheden. Deze worden gebruikt voor alle club gerelateerde uitgaven zoals de Nieuwsbrief, eventueel drukwerk (zoals jubileumboek), website, brochures etc.

De VGC gaat ervan uit dat leden/kennismakers in het kader van het vorenstaande er geen bezwaar tegen hebben dat zij duidelijk herkenbaar in beeld zijn, tenzij zij hun bezwaren schriftelijk bij het secretariaat hebben gemeld. Voor minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) kan de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger uitdrukkelijk schriftelijk bij het secretariaat te kennen geven dat geen toestemming wordt verleend voor het publiceren van genoemde beelden etcetera.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Hiertoe kunt u een mail sturen naar het secretariaat van de Veluwse Golf Club onder vermelding van AVG.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacy Verklaring is alleen van toepassing op de websites van de Veluwse Golf Club. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De Veluwse Golf Club raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende Privacy Verklaring van die websites te raadplegen.

Gebruik Cookies

Op de website van de Veluwse Golf Club kunnen algemene bezoekgegevens worden bijgehouden waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvragen en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website en om de werking van de website te verbeteren.

De gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt anders dan de betreffende ICT-dienstverlener voor het beheer en ondersteuning van de website (onder toepassing van gebruikelijke geheimhoudingsverplichtingen).

Wijziging van de Privacy Verklaring

De Veluwse Golf Club past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meeste recente versie van onze Privacy Verklaring worden opgenomen. De Veluwse Golf Club raadt u dan ook aan de Privacy Verklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Veluwse Golf Club er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur/ secretariaat op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Veluwse Golf Club

Hoog Soeren 57

7346 AC Hoog Soeren

secretariaat@veluwsegolfclub.nl (onder vermelding van AVG)